Hvordan synligjøre matrisen i egen organisasjon, og hente ut 20 % større effektivitet?

Flytt ned stab og støtte fra linjen under daglig leder

Det første en bør gjøre er å flytte stab- og støtte-personer og funksjoner vekk fra linjen og ned på neste nivå i organisasjonen. Da vil en samtidig kunne få illustrert den horisontale flyten på tvers av linjen. Fått fram møtepunktet mellom ledelse via linjen (hierarkiet) og via stab/støtte (på tvers av enheter).

Ikke tenk bare hierarki – tenk også sentrum/periferi

I stab og støtte finner en faglige funksjoner som fungerer som sentrum/periferi og ikke som topp/bunn i et hierarki. Disse to linjene kan sammenlignes med strukturen i familien, der både mor og far har bestemmende myndighet, og med en ansvarsfordeling i tråd med kompetanse og egenskaper.

I stab har eksempelvis HR-sjefen en samlende, faglig, sentral rolle på tvers av enheter slik som divisjoner, seksjoner, avdelinger etc. HR-sjefen utgjør det faglige sentrum innen HR-funksjonen, og er tildelt HR-faglig instruksjonsmyndighet. Linjelederne (divisjonssjefen, seksjonssjefen etc.) er dermed pålagt å følge de retningslinjer som HR-sjefen trekker opp og er tildelt myndighet til å sikre etterlevelse av.

Tilsvarende gjelder for økonomisjefen. Denne bestemmer eksempelvis kontoplanen og føringene som skal gjøres, budsjett-strukturen og budsjettprosessen, og dette gjør han/hun på tvers i organisasjonen. Men det er linjelederne som har styringsretten i egen enhet (bestemmer budsjett-tallene som fremmes videre oppover i hierarkiet), men med økonomisjefens støtte, veiledning og kontroll (instruksjon).

HR-sjefen og Økonomisjefen utgjør sentrum innen HR og Økonomi som fag, og linjelederne ute i organisasjonen utgjør periferien. Instruksjonsmyndigheten er like sterk som styringsretten, men har en annen innretning.

Det er stor forskjell på administrativ styringsrett og faglig instruksjonsmyndighet

Mens man i linjeledelse har myndighet til å beordre (bestemme hvem som skal gjøre hva), så har man i faglig ledelse (eksempelvis HR-sjefen og økonomisjefen) rett til å bestemme hvordan ting skal gjøres. Linjeledelse har styringsrett, mens faglig ledelse har instruksjonsmyndighet.

Denne matrisen finnes i alle organisasjoner, og det selv om eksempelvis regnskapsfører sitter eksternt. Det er fordi denne har fått tildelt instruksjonsmyndighet fra myndighetene. Regnskapsfører skal se til at ting blir gjort i tråd med norsk lov. Det samme gjelder for revisor.

Kommunikasjons- og motivasjonsgevinst

Problemet er at denne matrisen ofte ikke blir synligjort og tydeliggjort i organisasjonskart og stillingsbeskrivelse. Dermed oppstår det mange misforståelser, og arbeidsprosessene blir ineffektive.

Og man unngår å kunne benytte seg av det fantastisk motiverende to-karriere-systemet, der en skiller mellom:

a) den administrative karrierevei via nivåene oppover (hierarkiet)

b) den faglige karrierevei via gradene innover (fra periferi til sentrum)

I den administrative karriereveien kan en gå fra avdelingsleder til seksjonsleder og videre til divisjonsleder, mens man i den faglige karriereveien eksempelvis kan gå fra selger til salgsleder og til markedssjef og kanskje ende opp som sjef for forretningsutvikling?

Effektivitetsgevinsten

Men aller viktigst er det at man i en matrise kan klare seg med færre nivåer i hierarkiet, og skape et godt samspill på tvers av enhetene. Gjennom stab og støtte får linjelederne avlastning, og en unngår at disse blir flaskehalser i den nødvendige informasjons- og beslutningsflyten.

Når alt skal gå hierarki-veien, har eksempelvis ikke Kari i avdeling A myndighet til å gå direkte til Truls i avdeling B. Hun må gå den den lange veien via sjefen sin i avdeling A, som må gå videre til sjefen for avdeling B, som går ned til Truls i avdeling B og så alt om igjen på veien tilbake til Kari.

Frem og tilbake i to ledd er dobbelt så effektivt som fram og tilbake i fire ledd.

Den horisontale «highway» må åpnes opp for samspill på tvers på neste nivå. En klar, organisatorisk leder-oppgave. Lederen kalles ofte integrator, men må være det i praksis.

Hvordan bygge en markedsrettet, prosessbasert organisering, der den vertikale og den horisontale flyten er like tydelig, og forståelig for alle? Det krever en prosess…